3つの提供価値

サービス詳細

サービス概要｜外部総務としての伴走運用で業務を止めない

当サービスは名刺に関わる全行程を人的に統合し総務部門の属人化や作業負荷を根本から軽減することを目的とした月額定額の伴走型運用です 企業内で頻発する入社 異動 退職 肩書や電話番号の変更 英語表記追加などのイベントは放置すると旧版混在や表記ゆれにつながり 社外の信頼低下や機会損失を招きます 私たちはまず貴社の現行テンプレートと台帳情報を短期間で棚卸し 標準表記ルールと部署 役職別の差分を明文化したうえで統一テンプレートを生成します ここで重要なのは単にデータを預かるのではなく 人の目と手で校正観点を設計することです 役職略称の統一 西暦和暦表記の統一 郵便番号や住所表記の都道府県省略可否 携帯番号の区切りルール 英語面の役職訳語統一など 細部の積み重ねがブランドの品位を決定します

運用フェーズでは専任担当が毎月の定期点検を起点に名刺需要を先読みします 人事発令や入退社予定の共有を受けたら必要枚数を過去の発注履歴と消費速度から推定し 不足見込み分のみを自動提案 申請 校正 承認のラリーは担当が一元進行し要点のみ貴社確認で完結します これにより発注漏れや在庫切れを実務上発生させない状態をつくります さらに発送では本社一括や拠点別 分納 個人宅送りなどの実運用に合わせて最短リードタイムで届けます すべてのログは月次レポートとして可視化し 発注件数 使用枚数 在庫推奨 基本テンプレの改定提案まで一体で提示します 結果として総務の判断は承認中心となり 手作業の入力転記や個別ベンダー調整は不要になります また月額固定にすることで経理上の費用平準化と予算管理の明確化が実現し 採用強化時期や組織改編期でもコストと稼働のブレを抑えられます

専任担当が進行管理を代行｜申請 校正 承認 印刷 発送を外部総務化

① 業務を止めないという価値は専任担当制で初めて成立します 典型的な現場では申請者 総務 窓口 印刷会社の間でメールやチャットが往復し PDF校正の差し替えや修正依頼が散発的に発生します そのたびに誰がボールを持っているのかが不明瞭になり 期日直前に発注が集中して人的なピークが生まれます 当サービスでは一連のハンドリングを外部総務が担います 申請の受け口として必要情報を漏れなく受領するための入力フォーマットを提供し 不備があれば担当が補足確認を行います 校正では役職表記 住所 電話番号 メール ドメイン 英語訳語 QRやSNS表記などのチェックリストを運用し デザインの破綻を防ぐ微調整まで担当が先に潰します 承認は要点のみを示し最短で意思決定できる形に整えるため 決裁者の時間を消費しません

印刷工程は需要波動を吸収するために定期バッチと臨時スポットを併用します 月次の定期サイクルで基本需要を処理しつつ 入社集中月やイベント登壇などの臨時需要は各プランの無料枠内で迅速に吸収します 発送は拠点別や個人別に仕分け 梱包ミスを避けるためのチェックシートとスキャン運用を行います 到着後は受領確認まで含めて担当がフォローし 納品差異が出た場合も一次対応を持ちます これらはすべて人が動くモデルだからこその安心感であり システムでは拾いきれない例外処理や判断の要るケースを現実的に解決します 組織変更や新規事業立ち上げなど 仕様が動的に変わる局面でも担当がルールを仮運用し 影響を最小化しながら全社標準に織り込みます この積み重ねにより日々の名刺業務は見えないところで静かに最適化され 貴社の現場では業務が止まらない状態が常態化します

テンプレート統一とブランド維持｜人的チェックで表記ルールを徹底

② ブランドを崩さないために最も効果が高いのは テンプレートの統一と表記ルールの運用徹底です 名刺は企業の最小単位のメディアであり 常に配布され写真にも撮られファイルにも残るため ほんの小さな差異が累積して大きな違和感を生みます 私たちはまず現行の全パターンを収集し ロゴ余白 禁則処理 行送り 文字級数 住所階層の見え方 英数の全角半角 ハイフンや中点の揺れなど 目視でしか気付けない崩れを丁寧に拾います そのうえで部署別や職種別に必要な情報量の差を設計し 役職が長い場合の折返し規則や英語面の翻訳ルールも定義します 運用開始後は担当が毎月の校正過程で表記揺れを都度補正し 例外が必要なときは理由を記録して再現可能なルールに昇華します

さらにブランド施策として用紙選定と加工提案を組み合わせます マシュマロCoC アートポスト マットポスト 上質180kg アラベールFS ヴァンヌーボVFSといった標準銘柄から 企業のキャラクターに適した触感と白色度を選び 視覚だけでなく手触りでも印象を設計します 役員や来賓対応には高品位紙や箔押し エンボス 角丸などのオプションを限定的に併用し ベースデザインを崩さず上位版として整合させます 統一テンプレを軸にした階層設計によって 全社配布物の印象は揺れず 仕様改定時は担当がガイドラインを更新して周知まで伴走します こうした人的チェックは一度決めた後に放置しないことが肝であり 定期点検と校正現場があるからこそ実効性を保てます 結果として貴社の名刺はどの部署でも同じブランド温度で配布され 社外の認知が静かに整っていきます

必要枚数だけ印刷｜発注履歴と使用状況にもとづく最適化

③ 無駄を出さないことは経費だけでなく環境負荷の観点でも重要です 私たちは従来の100枚単位の硬直的な発注慣行から離れ 実需ベースでの枚数設定を標準とします 月次レポートで社員ごとの配布速度と直近の活動量を見える化し 例えば採用強化中の営業部は増刷閾値を低く 訪問が少ない開発部は閾値を高くするなど 部門別の運用係数で需要を調整します 在庫は過去の消費トレンドから安全在庫を自動提案し 閾値を割る前に臨時枠で補充します これにより欠品リスクを避けつつ 余剰在庫と廃棄の双方を抑えられます

コスト面では月額定額の中に標準枚数枠を設け 上限超過時のみ事前見積で透明性を確保します これにより繁忙期の増刷でも月次の予実が乱れにくく 経理処理が平準化されます 品質面では標準用紙の中から発色と読みやすさのバランスが取れた銘柄を選び 役職や用途によって面付けや特色の最適化を行います さらに拠点別発送や個別宛名梱包にも対応し 誰に何枚届けたかをトレーサブルに記録します こうした実務の積み上げにより 品質を保ちながらコストを最小化し 無駄を作らない運用が定着します 必要な分だけ必要なタイミングで確実に届く それが人的運用の真価です